Co zrobić, gdy błędnie wypłaciłeś trzynastkę za rok 2017

Ze względu na skomplikowane przepisy, realna jest sytuacja, w której pracodawca wypłaca trzynastkę pracownikowi, który nie powinien jej otrzymać bądź odmawia wypłaty trzynastki osobie, która powinna ją otrzymać. Możliwe jest również wypłacenie trzynastki w zbyt niskiej lub wysokiej kwocie. Poznaj 8 wskazówek oraz 15 przykładów jak reagować w takich sytuacjach.

Michał Kowalski

Niezasadna wypłata lub nadpłata świadczenia

Dość często zdarzają się przypadki wypłacenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego osobom, które nie powinny tego świadczenia otrzymać (patrz przykłady 1 i 2).

Przykład 1

Nauczyciel rozwiązał stosunek pracy za porozumieniem stron w maju 2017 r. i przeszedł na świadczenie kompensacyjne. Wprawdzie nie przepracował wymaganych 6 miesięcy w roku kalendarzowym, ale dyrektor uznał, że skoro nauczyciel przeszedł na świadczenie kompensacyjne, to na mocy art. 2 ust. 3 pkt 4 lit. a ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej powinien otrzymać trzynastkę.

Tymczasem do otrzymania trzynastki w takich sytuacjach uprawnia jedynie rozwiązanie stosunku pracy w związku z przejściem na emeryturę. Dyrektor postąpił nieprawidłowo, utożsamiając emeryturę ze świadczeniem kompensacyjnym. Należało nie wypłacać nauczycielowi trzynastki za 2017 r.

Przykład 2

Dyrektor wypłacił trzynastkę pracownikowi niepedagogicznemu zatrudnionemu przez cały 2017 r., zapominając, że pracownik ten przez 3 dni był nieprzerwanie nieobecny w pracy z przyczyn nieusprawiedliwionych (pracownik nieprawidłowo zinterpretował przepisy i samowolnie wziął „urlop na żądanie”, nie informując o tym dyrektora). Trzynastka nie powinna być wypłacona, ponieważ pracownik był nieobecny w pracy bez usprawiedliwienia przez okres dłuższy niż 2 dni.

Nierzadkie są również sytuacje, w których pracodawca wypłaca dodatkowe wynagrodzenie roczne w zbyt wysokiej kwocie (patrz przykłady 3 i 4).

Przykład 3

Do podstawy wymiaru dodatkowego wynagrodzenia rocznego wliczono wynagrodzenie za okres urlopu dla poratowania zdrowia, wskazując, że korzystanie z urlopu dla poratowania zdrowia umożliwia otrzymanie trzynastki nawet jeżeli nauczyciel nie przepracował wymaganych 6 miesięcy w roku kalendarzowym. Dyrektor postąpił jednak nieprawidłowo, gdyż niezależnie od zasad przyznawania trzynastki należało zastosować odrębne reguły obliczania wysokości tego świadczenia. W podstawie wymiaru trzynastki nie uwzględnia się wynagrodzenia za okres usprawiedliwionej nieobecności w pracy, jaką jest niewątpliwie okres korzystania z urlopu dla poratowania zdrowia.

Przykład 4

Pracownik niepedagogiczny był zatrudniony w szkole na podstawie umowy o pracę od maja 2017 r. Wcześniej w okresie od stycznia do końca lutego miał zawartą z tą szkołą umowę zlecenia. Pracodawca błędnie wliczył do podstawy wymiaru dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2017 r. okres wynagrodzenia otrzymanego za okres zlecenia. Tymczasem należało uwzględnić wyłącznie okres zatrudnienia na podstawie stosunku pracy.

W sytuacjach opisanych powyżej mamy do czynienia z tzw. świadczeniem nienależnym, czyli wypłaconym, mimo że pracodawca nie był zobowiązany nie był zobowiązany do jego wypłacenia. Świadczenie takie podlega zwrotowi w odpowiedniej części lub w całości, ponieważ pracownik, który je otrzymał, pozostaje w stanie bezpodstawnego wzbogacenia.

Wprawdzie w takich przypadkach pracodawca nie narusza przepisów prawa pracy, ponieważ postępuje korzystniej dla pracownika, niż przewidują to przepisy. Z drugiej strony naraża się na zarzut naruszenia dyscypliny finansów publicznych. Nie można też wykluczyć, że organ prowadzący działający wobec dyrektora w imieniu szkoły – pracodawcy, pociągnie go do odpowiedzialności odszkodowawczej, tak jak dyrektor pociągnąłby każdego innego pracownika. Wszak to dyrektor pełni obowiązki pracodawcy względem pracowników szkoły i ponosi odpowiedzialność za swoje poczynania w tym zakresie. Zaś funkcję pracodawcy względem dyrektora wykonuje organ prowadzący.

Najpierw próba polubownego odzyskania należności

Dyrektor musi więc podjąć wszelkie prawnie dopuszczalne kroki, aby dążyć do odzyskania niezasadnie wypłaconego bądź nadpłaconego dodatkowego wynagrodzenia rocznego. Warto mieć na względzie, że nie ma możliwości potrącenia nadpłaty z wynagrodzenia pracownika, któremu wypłacono bezzasadną lub zbyt wysoką trzynastkę, bez jego zgody – patrz przykład 5.

Przykład 5

W lutym 2017 r. nauczycielowi wypłacono dodatkowe wynagrodzenie roczne w kwocie zawyżonej o 75 zł. W związku z tym dyrektor polecił potrącić wynagrodzenie nauczyciela należne za marzec o kwotę nadpłaty. Nauczyciela nie zapytano o zgodę na potrącenie. Czy polecenie dyrektora było zgodne z prawem?

Nie. Dyrektor powinien najpierw polecić wystąpienie do nauczyciela z zapytaniem o wyrażenie pisemnej zgody na potrącenie nadpłaty z wynagrodzenia. Dopiero po uzyskaniu zgody potrącenie byłoby możliwe.

W pierwszej kolejności warto podjąć próbę polubownego odzyskania należności. W tym celu można skierować do pracownika stosowne pismo, które można określić mianem wezwania do zwrotu świadczenia lub wezwaniem do zapłaty. W piśmie należy wskazać:

  • dokładną kwotę do zwrotu,

  • okoliczności, z powodu których żądanie zwrotu jest zasadne (informacja o pomyłce przy wypłacie),

  • sposób zwrotu należności (np. zwrot pieniędzy na podany numer rachunku bankowego) albo prośbę o wyrażenie zgody na potrącenie należności z kolejnego wynagrodzenia pracownika (to ostatnie dotyczy oczywiście pracowników nadal pozostających w zatrudnieniu w danej szkole),

  • termin zwrotu należności,

  • konsekwencje niezrealizowania żądania pracodawcy (informacja o możliwym skierowaniu sprawy na drogę sądową i ryzyku poniesienia kosztów postępowania przez pracownika – przy czym ten ostatni element powinien należy raczej stosować opcjonalnie, jeżeli pracownik wstępnie nie wyrażał woli polubownego zakończenia sporu.

Zapamiętaj!

Wezwanie do zapłaty nie jest obowiązkowym krokiem w procedurze dochodzenia zwrotu nadpłaty dodatkowego wynagrodzenia rocznego. Pracodawca może od razu skierować sprawę na drogę sądową. Niemniej jednak warto rozpocząć od próby polubownego odzyskania należności, gdyż w szczególności w odniesieniu do osób nadal pozostających w zatrudnieniu może ona zakończyć się powodzeniem. Poza tym odzyskanie należności drogą sądową jest bardzo utrudnione.

Jeżeli pracownik odmawia zwrotu, pozostaje sąd

Jeśli obecny lub były już pracownik szkoły odmawia zwrotu nadpłaty dodatkowego wynagrodzenia rocznego, wówczas pozostaje jedynie droga sądowa. Pracodawca musi wytoczyć pozew o zasądzenie od pozwanego pracownika kwoty odpowiadającej nadpłacie przed sąd właściwy ze względu na miejsce zamieszkania pozwanego. Wraz z kwotą należności głównej można domagać się odsetek za okres od dnia wezwania do spełnienia świadczenia (a jeśli go nie było – od dnia wytoczenia powództwa) do dnia zapłaty. Oprócz wszystkich niezbędnych elementów pozwu należy zwrócić szczególną uwagę na jego uzasadnienie, w którym pracodawca musi precyzyjnie wykazać, dlaczego dana kwota jako świadczenie nienależne podlega zwrotowi, a także w razie potrzeby zgłosić ewentualne wnioski dowodowe (patrz przykłady 6-7).

Przykład 6

Pracownik niepedagogiczny otrzymał dodatkowe wynagrodzenie roczne w 2017 r., mimo, że przez 4 dni był nieobecny w pracy z przyczyn nieusprawiedliwionych. Trzynastka nie powinna być w ogóle wypłacona. W pozwie o zwrot świadczenia należy wskazać na tę okoliczność i dołączyć odpowiedni fragment ewidencji czasu pracy.

Przykład 7

Do podstawy wymiaru trzynastki wypłaconej nauczycielowi, który był zatrudniony w danej szkole do końca czerwca 2017 r. wliczono wynagrodzenie za okres zatrudnienia w innym zakładzie pracy, w którym pracował od 1 lipca 2017 r. Była to oczywista omyłka. W uzasadnieniu należy przedstawić prawidłowe wyliczenie dodatkowego wynagrodzenia rocznego.

Jeżeli pracownik w toku postępowania udowodni, że wypłacone środki pieniężne zużył lub utracił w taki sposób, że nie jest już wzbogacony, wówczas powództwo zostanie oddalone, chyba że pracodawca wykaże, iż pracownik powinien był liczyć się z obowiązkiem zwrotu. Innymi słowy pracownik może skorzystać z wygodnej linii obrony, podnosząc, że zużył otrzymane świadczenie w sposób konsumpcyjny, bezproduktywny i nie uzyskał w zamian wzbogacenia np.: kupując żywność, inne produkty codziennego użytku czy prezenty dla dzieci – patrz przykład 8. Zużyciem konsumpcyjnym nie będzie już np. spłata raty kredytu czy w inny sposób pokrycie swoich zobowiązań.

Przykład 8

Nauczyciel otrzymał trzynastkę za 2017 r. Wypłaconą kwotę zużył w całości na zakup sprzętu AGD do remontowanego mieszkania. W styczniu okazało, że trzynastka została wypłacona omyłkowo, gdyż nauczyciel nie przepracował wymaganych 180 dni w 2017 r. (w obliczeniach błędnie uwzględniono okres zwolnienia z tytułu opieki nad dzieckiem).

Niestety odzyskanie świadczenia będzie w praktyce niemożliwe, ponieważ nauczyciel zużył otrzymane środki na cele konsumpcyjne, nie uzyskując w zamian wzbogacenia.

Jeśli pracownik udowodni takie wydatkowanie środków, wówczas pracodawca może jedynie starać się dowieść, że pracownik, otrzymując trzynastkę niezasadnie lub w nieprawidłowej kwocie, był świadomy tego błędu. Niestety będzie to niezwykle trudne. Sąd Najwyższy przyjął bowiem stanowisko, że pracownik ma prawo oczekiwać od pracodawcy posługującego się z założenia wykwalifikowanym personelem z zakresu kadr i płac, a poza tym mającego możliwość skorzystania z obsługi prawnej jednostce samorządu terytorialnego będącej organem prowadzącym, że świadczenie jest wypłacane zgodnie z prawem. Choć nie można z góry przesądzać, że jest to niemożliwe (patrz przykład 9).

ZDANIEM SĄDU

„Pracownik ma prawo uważać, że świadczenie wypłacane przez pracodawcę posługującego się wyspecjalizowanymi służbami jest spełniane zasadnie i zgodnie z prawem, a więc jego obowiązek liczenia się ze zwrotem świadczenia ogranicza się zasadniczo do sytuacji, w których ma świadomość otrzymania nienależnego świadczenia (…) Ciężar dowodu w tej kwestii spoczywa na pracodawcy.”

(wyrok Sądu Najwyższego z 9 stycznia 2007 r., II PK 138/06, wyrok Sądu Najwyższego z 23 października 2008 r., II PK 76/08).

Przykład 9

Wskutek omyłki stażysty zatrudnionego w dziale kadr jeden z pracowników otrzymał dodatkowe wynagrodzenie roczne w podwójnej wysokości. Pracownik niepozostający już w zatrudnieniu w szkole odmówił zwrotu świadczenia. W konsekwencji pracodawca pozwał go przed sąd pracy. Sąd po przeprowadzeniu postępowania dowodowego uznał, że w tak oczywistej sytuacji pracownik był świadom, że trzynastka należała mu się w o wiele niższej kwocie. Powództwo zostało uwzględnione.

Wyegzekwowanie środków nie zawsze możliwe

Wyrok sądu zasądzający od pracownika na rzecz pracodawcy dane świadczenie nie zawsze oznacza koniec kłopotów. Zasądzone środki powinny bowiem zostać wyegzekwowane przez komornika, jeżeli pracownik nie zdecyduje się zwrócić ich dobrowolnie.

Po uprawomocnieniu się wyroku zasądzającego kwotę świadczenia do zwrotu należy ponownie wystąpić do sądu z wnioskiem o nadanie wyrokowi klauzuli wykonalności. Następnie należy skierować sprawę do komornika, składając wniosek o wszczęcie egzekucji wraz z tytułem wykonawczym (orzeczeniem zaopatrzonym w klauzulę wykonalności). I właśnie na etapie egzekucji może powstać kolejna przeszkoda, zwłaszcza w przypadku pracowników, którzy już nie pozostają w zatrudnieniu w szkole. O ile bowiem w przypadku nadal zatrudnionych pracowników komornik może egzekwować zaległość z ich bieżącego wynagrodzenia, o tyle w przypadku byłych pracowników może okazać się utrudnione z uwagi na brak majątku. Komornik musi wtedy umorzyć postępowanie egzekucyjne (patrz przykład 10).

Przykład 10

Pracownik niepedagogiczny w 2017 r. został zwolniony dyscyplinarnie. Mimo tego omyłkowo w marcu 2018 r. została mu wypłacona trzynastka. W odwecie za wcześniejsze zwolnienie pracownik odmówił wypłaty dodatkowego wynagrodzenia rocznego. Pracodawcy udało się uzyskać korzystny wyrok sądowy. Niemniej jednak egzekucja okazała się fiaskiem. Dłużnik nie pozostawał nigdzie w zatrudnieniu i nie miał majątku. W konsekwencji postępowanie egzekucyjne zostało umorzone.

Zaniżenie lub bezzasadna odmowa wypłaty trzynastki …

Błąd pracodawcy może polegać także na wypłaceniu pracownikowi trzynastki w kwocie niższej niż należna bądź odmowie wypłaty w sytuacji, gdy pracownik nabył prawo do tego świadczenia (patrz przykłady 11-12).

Przykład 11

Nie wypłacono dodatkowego wynagrodzenia rocznego dla pracownika na stanowisku palacza c.o., który pozostawał w zatrudnieniu od listopada 2016 r. do końca marca 2017 r. Dyrektor argumentował, że pracownik nie przepracował wymaganych 6 miesięcy w 2017 r. Tymczasem pracownik powinien niezależnie od tego otrzymać trzynastkę, gdyż był zatrudniony w związku z sezonem grzewczym. Praca sezonowa trwająca nie krócej niż 3 miesiące uprawnia bowiem do trzynastki niezależnie od okresu zatrudnienia w danym roku kalendarzowym (art. 2 ust. 3 pkt 2 ustawy o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej).

Przykład 12

W podstawie wymiaru dodatkowego wynagrodzenia rocznego nauczyciela za 2017 r. nie uwzględniono wynagrodzenia za godziny ponadwymiarowe i doraźnego zastępstwa. W konsekwencji nauczyciel otrzymał trzynastkę zaniżoną o ok. 300 zł.

 … i jej skutki

Gdy dyrektor poweźmie informację, że świadczenie nie zostało wypłacone choć tak powinno się stać albo gdy zostanie zaniżone, wówczas powinien niezwłocznie dokonać wyrównania. Ponadto konieczne będzie uiszczenie odsetek ustawowych za opóźnienie za okres od dnia następującego po dniu, w którym trzynastka powinna być wypłacona w należnej wysokości do dnia zapłaty. W przeciwnym razie, w tym również w sytuacjach, gdy sprawa ma charakter sporny, należy liczyć się z tym, że pracownik może pozwać szkołę przed sąd pracy, żądając wypłaty świadczenia wraz z odsetkami. Poza tym może też zawiadomić Państwową Inspekcję Pracy, która z kolei może ukarać dyrektora ewentualnie osobę odpowiedzialną za obliczanie i wypłatę świadczeń grzywną w wymiarze od 1 000 zł do 30 000 zł - patrz przykład 13.

Przykład 13

Nauczyciel w 2017 r. został ukarany prawomocną karą dyscyplinarną nagany z ostrzeżeniem. W związku z tym dyrektor, pozostający z nauczycielem w konflikcie, odmówił wypłaty dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2017 r. W konsekwencji nauczyciel pozwał szkołę o wypłatę zaległego świadczenia i zawiadomił PIP o wykroczeniu przeciwko prawom pracowniczym. PIP ukarała dyrektora grzywną w wymiarze 1 500 zł, doszukując się w działaniu dyrektora szykany pracownika. Trzynastka powinna być bowiem wypłacona, gdyż jedynie prawomocna kara dyscyplinarna wydalenia z pracy skutkuje pozbawieniem prawa do trzynastki.

Warto ocenić ryzyko

Dyrektor musi liczyć się z tym, że w razie przegranej przed sądem pracy szkoła będzie musiała zapłacić nie tylko zaległe świadczenie, ale także odsetki i koszty procesu (w tym koszty zastępstwa procesowego, jeżeli pracownik będzie reprezentowany przez adwokata lub radcę prawnego). Dlatego w celu zminimalizowania ryzyka warto ocenić swoje szanse na wygranie sprawy, np. korzystając z pomocy prawnika obsługującego organ prowadzący. Jeśli szanse te nie są duże, wtedy być może warto dobrowolnie zapłacić świadczenie przed wszczęciem postępowania sądowego, aby uniknąć późniejszych kosztów. Z drugiej strony, jeśli istnieją szanse na pozytywne rozstrzygnięcie sprawy, wówczas warto nie spełniać żądania pracownika i oczekiwać rozstrzygnięcia sądu (patrz przykład 14).

Przykład 14

W styczniu 2018 r. nauczyciel pozwał szkołę o zapłatę zaległego dodatkowego wynagrodzenia rocznego za 2013 r. (powinno być wypłacone do 31 marca 2014 r.). Samo roszczenie nauczyciela było uzasadnione, ponieważ trzynastka nie została wypłacona wskutek błędnego obliczenia długości okresu zatrudnienia nauczyciela. Niemniej jednak roszczenie uległo przedawnieniu z uwagi na upływ 3 lat od dnia płatności trzynastki. W toku postępowania dyrektor działający w imieniu pozwanego podniósł zarzut przedawnienia, a w konsekwencji roszczenie zostało oddalone.

Odpowiedzialność nie tylko dyrektora

Wiemy już, że odpowiedzialność za nieprawidłowości przy wypłacie dodatkowego wynagrodzenia rocznego może ponieść dyrektor. Czy jednak pełna odpowiedzialność spoczywa tylko na nim?

Nie. Niejednokrotnie błąd przy wypłacie trzynastki jest wynikiem działania pracownika odpowiedzialnego za obliczanie i wypłatę wynagrodzeń i innych świadczeń pracowniczych. Dyrektor może pociągnąć takiego pracownika do odpowiedzialności materialnej z tytułu wyrządzenia przez pracownika szkody dla szkoły, wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych. W związku z tym może żądać od niego zapłaty odszkodowania w kwocie nadpłaty, której nie udało się odzyskać od pracownika, natomiast w razie niedopłaty trzynastki – w wysokości odpowiadać odsetek, jakie trzeba było zapłacić pracownikowi, a ewentualnie kosztów procesu zasądzonym przez sąd od pracodawcy. Niemniej jednak wysokość żądanego odszkodowania nie może przekroczyć kwoty jego 3-miesięcznego wynagrodzenia. W niektórych sytuacjach wspólną odpowiedzialność może ponieść dyrektor i pracownik, który nie odpowiada wówczas za szkodę w takim zakresie, w jakim dyrektor przyczynił się do jej powstania albo zwiększenia.

Kiedy odpowiedzialność materialna pracownika

Aby pociągnąć pracownika do odpowiedzialności materialnej, należy wykazać:

  • pracownik dopuścił się niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych,

  • doszło do powstania szkody o określonej wysokości (którą należy wykazać) w mieniu szkoły,

  • szkoda była normalnym następstwem działania lub zaniechania pracownika (patrz przykład 15).

Przykład 15

Wskutek niesłusznego wypłacenia dodatkowego wynagrodzenia rocznego jednemu z pracowników szkoła wystąpiła przeciwko pracownikowi działu kadr z pozwem o zasądzenie odszkodowania w wysokości 3-miesięcznej pensji. W pozwie należy udowodnić wysokość szkody (tj. trzynastki, jaką wypłacono i jakiej nie udało się odzyskać), a także że pracownik działu kadr popełnił błąd będący wynikiem jego lekkomyślności lub rażącego niedbalstwa, który spowodował bezzasadną wypłatę.

Warto pamiętać, że nie zawsze odpowiedzialny pracownik pokryje szkodę dobrowolnie, toteż może okazać się konieczne skierowanie sprawy do sądu.