Dokumentacja pomocy z ZFŚS przechowywana w odrębnej teczce akt

Szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych oraz postępowanie w tym zakresie z wszelką dokumentacją reguluje instrukcja kancelaryjna danej szkoły. W przypadku dokumentacji związanej z Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych należy założyć teczki aktowe. Każda teczka zawierająca dokumentację spraw zakończonych powinna być opisana.

Opis umieszczony na okładce teczki aktowej składa się z następujących elementów:

1. pełnej nazwy szkoły oraz pełnej nazwy komórki organizacyjnej - na środku u góry;

2. części znaku sprawy, czyli oznaczenia komórki organizacyjnej i symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt,

3. kategorii archiwalnej, a w przypadku kategorii B - również okresu przechowywania dokumentacji - po prawej stronie pod nazwą komórki organizacyjnej;

4. tytułu teczki złożonego z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt i informacji o rodzaju dokumentacji występującej w teczce - na środku;

5. roku założenia teczki aktowej, uzupełnionego - po zakończeniu wszystkich spraw założonych w danej teczce - rokiem najpóźniejszego pisma w teczce - pod tytułem;

6. numeru tomu, jeżeli akta spraw przyporządkowane do tego samego symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt w danym roku obejmują kilka teczek - pod rocznymi datami skrajnymi.

Nie ma podstaw, aby dokumentację związaną z przyznawanymi pracownikom świadczeniami z ZFŚS gromadzić i przechowywać w aktach osobowych pracowników.

Akta osobowe pracownika składają się z 3 części i obejmują – w częściach:

1. A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie;

2. B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika;

3. C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 r. Nr 62, poz. 286 ze zm.) - § 6 ust. 2.

• Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67 ze zm.) - załącznik nr 1 - § 1, § 62.