Zasady przechowywania danych beneficjentów ZFŚS

  Prowadzenie przez pracodawcę działalności socjalnej wymaga przetwarzania danych osobowych  w niezbędnym zakresie wynikającym z przepisów prawa pracy w tym ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu uzależnia się od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu. Ustalenia w powyższym zakresie wymagają przetwarzania danych osobowych członków rodziny pracownika, w tym danych wrażliwych – dotyczących szeroko rozumianej sytuacji zdrowotnej.

Przetwarzanie danych osobowych na potrzeby działalności socjalnej powinno odbywać się przez okres niezbędny do przyznania ulgowej usługi i świadczenia dopłaty z funduszu oraz ustalenia ich wysokości, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń.

Posłużenie się przez ustawodawcę szeroką konstrukcją w zakresie dopuszczalnego okresu przechowywania danych na potrzeby działalności socjalnej ma prawo budzić u pracodawców wątpliwości. Czy okres przechowywania niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń dotyczy relacji między pracodawcą prowadzącym działalność socjalną a osobami uprawnionymi do korzystania z funduszu? Czy też przepis należy rozumieć szerzej, interpretując okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń również w kontekście relacji między pracodawcą a organami urzędu skarbowego, ZUS czy Państwowej Inspekcji Pracy. Można jedynie się domyślać, co ustawodawca miał na myśli, odwołując się przy tym do zakresu podmiotowego ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych oraz do zasady minimalizacji danych oraz okresu ich przetwarzania wyłącznie przez okres niezbędny. Uwzględniając fakt, że ustawa normuje zasady tworzenia funduszu, gospodarowania środkami na działalność socjalną na rzecz osób uprawnionych, nie odwołując się do relacji wykraczających poza „układ pomiędzy pracodawcą a beneficjentami funduszu, można uznać, że dopuszczalny okres przetwarzania danych osobowych na gruncie przepisu, o którym mowa w pytaniu, będą wyznaczały terminy przedawnienia wzajemnych roszczeń między pracodawcą a uprawnionymi do korzystania z funduszu.

Przyjmuje się, że działalność socjalna pracodawcy opiera się na przepisach prawa pracy, tym samym ewentualne kwestie przedawnienia roszczeń w tym zakresie będą opierały się na zasadach przewidzianych dla roszczeń ze stosunku pracy, gdzie termin przedawnienia wynosi 3 lata. Można również spotkać się z poglądami, że względem części świadczeń przyznawanych w ramach działalności socjalnej zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego w zakresie przedawnienia roszczeń. Uwzględniając powyższe oraz fakt, iż problematyka przedawnienia roszczeń w tym dochodzenia uprawnień wynikających z funduszu nie jest uregulowana przepisami z zakresu ochrony danych osobowych, terminy przedawnienia związane z konkretnymi uprawnieniami i roszczeniami zakresie poszczególnych przywilejów wynikających z działalności socjalnej wymagają indywidualnego skonsultowania przykładowo z radcą prawnym zapewniającym obsługę prawną pracodawcy (administratora danych) prowadzącego działalność socjalną.

Przepisy nie wskazują konkretnego okresu przetwarzania danych osobowych na potrzeby działalności socjalnej, odwołując się do ogólnego pojęcia okresu niezbędnego do dochodzenia praw lub roszczeń. Wydaje się, że mało precyzyjny przepis odwołuje się wyłącznie do wzajemnych roszczeń między pracodawcą a osobami uprawnionymi do korzystania z funduszu.