Organ prowadzący musi mieć podstawę prawną do żądania opinii poradni psychologiczno - pedagogicznej

Żądanie dokumentów od poradni psychologiczno-pedagogicznej wydaje się być nieuzasadnione. Organ powinien w tym przypadku podać podstawę prawną i powód, dla którego oczekuje ich przedłożenia.

Organ prowadzący sprawuje nadzór nad działalnością szkoły w zakresie spraw finansowych i administracyjnych. W zakresie tym w szczególności kontroluje:

1. prawidłowość dysponowania przyznanymi szkole środkami budżetowymi oraz pozyskanymi środkami pochodzącymi z innych źródeł, a także gospodarowania mieniem;

2. przestrzeganie obowiązujących przepisów dotyczących bhp w szkole;

3. przestrzeganie przepisów dotyczących organizacji pracy szkoły .

W przypadku zajęć, których organizacja wymaga porozumienia z organem prowadzącym, ma on prawo oczekiwać przedłożenia odpowiedniego dokumentu w sytuacji, gdy:

1. osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę, chyba że chodzi o usunięcie dotyczących jej danych,

2. jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa,

3. jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą,

4. jest niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego,

5. jest to niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą lub

6. gdy to organ prowadzący jest administratorem danych osobowych, a nie dyrektor szkoły.

Z punktu widzenia dyrektora będącego administratorem danych osobowych uczniów, oczekiwanie przez organ potwierdzenia zasadności organizacji określonych zajęć w formie kopii orzeczeń czy opinii poradni p-p jest nieuzasadnione. To dyrektor odpowiada za organizację pomocy psychologiczno-pedagogicznej, gromadzi i przetwarza dane w tym zakresie i odpowiada za ich ochronę. Tym samym bez rozważenia przyczyny i podstawy prawnej  uzasadniającej rzeczywiste uprawnienie innego podmiotu do żądania dokumentów, o których mowa w pytaniu dyrektor nie musi przekazywać tych dokumentów, także do organu prowadzącego.

Jednak jeśli organ prowadzący ustali zasady organizacji określonych zajęć, w których podstawą  do ich organizacji będzie przedłożenie dokumentu (opinii, orzeczenia), to zgodnie z art. 23 ustawy o ochronie danych osobowych, nie będzie to sprzeczne z przepisami. Wymagać będzie jednak zapewnienia przez organ prowadzący odpowiednich procedur dotyczących gromadzenia i przetwarzania danych. O procedurach tych organ powinien poinformowa osoby, których dane dotyczą.

W przypadku wątpliwości dyrektor może zwrócić się do:

• organu prowadzącego z wnioskiem o wskazanie podstawy prawnej do przedstawienia określonych dokumentów lub

• GIODO z prośbą o wyjaśnienie wątpliwości - przekazując je do wiadomości organu prowadzącego.