Właściwa dokumentacja zimowiska uchroni dyrektora przed odpowiedzialnością

Dyrektor szkoły, jako organizator wypoczynku zobowiązany zapewnić jego uczestnikom bezpieczne i higieniczne warunki, ma obowiązek:

• w zgłoszeniu wypoczynku podać dane dotyczące kwalifikacji pracowników pedagogicznych lub wolontariuszy i kierownika wypoczynku,

• przechowywać kopie dokumentów poświadczających kwalifikacje pracowników pedagogicznych i kierownika wypoczynku,

• dostarczyć kierownikowi wypoczynku kopie dokumentów poświadczających kwalifikacje pracowników pedagogicznych lub wolontariuszy i zobowiązać go do ich przechowywania w miejscu wypoczynku.

Uczniowie muszą przekazać dyrektorowi szkoły lub kierownikowi wypoczynku karty kwalifikacyjne. Wzór takiej karty określa załącznik nr 3 do rozporządzenia.

Do organizatora należy kontrola obiektu przeznaczonego na wypoczynek uczniów, pod kątem spełnienia wymogów bhp. Odpowiednio wcześnie przed wyjazdem należy sprawdzić w jakich warunkach uczniowie będą spać, myć się i spożywać posiłki. Właściciela obiektu należy poprosić o dokumenty potwierdzające dopuszczenie budynku do użytku. Nawet jeśli szkoła zleca organizację wypoczynku biurowi podróży dyrektor jest zobowiązany sprawdzić wszystkie dokumenty, bo nie pośrednik, a szkoła odpowiada za bezpieczeństwa uczniów.

Organizator wypoczynku musi przedstawić kuratorowi oświaty właściwemu ze względu na miejsce siedziby lub zamieszkania organizatora:

1. zgłoszenie wypoczynku zgodne z wzorem określonym w załącznikach 1,2 do rozporządzenia w sprawie wypoczynku.W zgłoszeniu powinny znaleźć się:

• dane dotyczące organizatora wypoczynku,

• dane dotyczące kwalifikacji pracowników pedagogicznych lub wolontariuszy i kierownika wypoczynku;

• informacja na temat opieki medycznej podczas wypoczynku;

• informacja na temat formy wypoczynku, czasu jego trwania oraz liczby uczestników,

• informacja na temat programu pracy z dziećmi i młodzieżą,

• informacja na temat rodzaju zakwaterowania, miejsca wypoczynku,

• w przypadku obozów wędrownych – informację na temat przebiegu trasy obozu wędrownego.

Do zgłoszenia wypoczynku organizator dołącza:

1. kopię wydanej właścicielowi, zarządcy lub użytkownikowi obiektu opinii właściwej miejscowo komendy powiatowej (miejskiej) Państwowej Straży Pożarnej lub protokołu okresowej kontroli Państwowej Straży Pożarnej - w przypadku organizowania wypoczynku:

• w obiekcie hotelarskim lub innym obiekcie, w którym są świadczone usługi hotelarskie,

• w obiekcie używanym okazjonalnie do wypoczynku,

• bez stałej infrastruktury komunalnej, w szczególności obozów pod namiotami.

2. szkic poszczególnych pomieszczeń obiektu, z określeniem ich funkcji (zawierający w szczególności szkic pomieszczenia do spania, stołówki, świetlicy i pomieszczenia do zajęć rekreacyjnych);

3. szkic sposobu zagospodarowania terenu, zawierający szkic rozmieszczenia poszczególnych części obozu: mieszkalnej, żywieniowej, zespołu służby zdrowia, umywalni, ustępów.

Organizując wypoczynek zimowy dla uczniów poza granicami Polski dokumenty należy złożyć kuratorowi oświaty właściwemu ze względu na miejsce siedziby lub zamieszkania organizatora. W przypadku organizowania wypoczynku:

• poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej oraz

• trwającego nie dłużej niż 5 dni, dla nie więcej niż 25 osób

organizator wypełnia formularz zgłoszenia wypoczynku, według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do rozporządzenia w sprawie wypoczynku (uproszczona wersja załącznika nr 1).

Formularz zgłoszenia przesyłany jest drogą elektroniczną nie tylko do kuratora właściwego ze względu na miejsce wypoczynku, ale także do właściwych terenowo służb takich jak jednostki Straży Pożarnej, czy stacje sanitarno – epidemiologiczne. Ma to przyczynić się do poprawy bezpieczeństwa uczestników wypoczynku i efektywności sprawowania nadzoru nad wypoczynkiem przez kuratora właściwego ze względu na miejsce wypoczynku.Informacja o wypoczynku umieszczana w publicznej bazie danych pozwoli rodzicom sprawdzać legalność organizowanego wypoczynku i dokonywać najlepszych dla bezpieczeństwa dzieci wyborów.

Jeśli organizator wypoczynku spełnił określone przepisami wymagania, otrzyma od kuratora oświaty zaświadczenie o zgłoszeniu wypoczynku. Powinien otrzymać je w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania zgłoszenia wypoczynku. Kurator oświaty może:

1. wydać zaświadczenie o zgłoszeniu wypoczynku,

2. wezwać organizatora wypoczynku do uzupełnienia lub poprawienia braków lub nieprawidłowości, jeśli stwierdzi je w zgłoszeniu wypoczynku. Zgłoszenie poprawione lub uzupełnione w wyznaczonym terminie wywołuje skutki od chwili jego wniesienia. Informacje o wydanych zaświadczeniach o zgłoszeniu wypoczynku umieszczana jest w publicznej bazie danych.