Jednym z podstawowych obowiązków pracodawcy jest prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Każda z części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.
Akta osobowe muszą być numerowane i ułożone w porządku chronologicznym
Obowiązek chronologicznego układania akt osobowych pracowników bardzo często rodzi problemy i wątpliwości. Układając dokumenty w aktach osobowych pracownika należy numerować je zgodnie z datą wpływu do pracodawcy, a nie datą wystawienia dokumentu.
Ułożenie chronologiczne nie odnosi się do dat powstania dokumentów, lecz do dat, w których pracownik dokumenty przedłożył pracodawcy.
Zapamiętaj!
Dokumenty pracownicze należy układać zgodnie z datą wpływu. Nie ma znaczenia, że dowód osobisty został wydany pracownikowi w roku 2005. Jeżeli dostarczył go pracodawcy w roku 2012 - liczy się data wpływu i w tej kolejności włączany jest w akta osobowe i nadawany jest mu kolejny numer dokumentu w danej części akt osobowych.
Podstawa prawna:
-
Ustawa z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz.U. 1998 r., nr 21, poz. 94 ze zm.) - art. 94 pkt 9 a.
-
Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 r. nr 62, poz. 286 ze zm.) - § 6 ust. 3.
