Oświadczenia o zarobkach pracowników to dane wrażliwe

Autor: Dariusz Dwojewski

Dodano: 26 czerwca 2014

Szkoła podlega kontroli organu prowadzącego m.in. w zakresie realizacji zadań administracyjnych i finansowych. W ramach tego nadzoru organ może żądać udostępnienia dokumentów zawierających dane osobowe pracowników.

Szkoła podlega kontroli organu prowadzącego m.in. w zakresie realizacji zadań administracyjnych i finansowych. W ramach tego nadzoru organ może żądać udostępnienia dokumentów zawierających dane osobowe pracowników.

Do zadań organu prowadzącego szkołę należy m.in. zapewnienie obsługi administracyjnej i finansowej w szkole, w tym w zakresie wykonywania czynności takich jak:

  • prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym;

  • sporządzanie sprawozdań finansowych;

  • gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą;

  • okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów;

  • wycena aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego.


W celu wykonywania powyższych zadań, organy prowadzące szkoły mogą tworzyć jednostki obsługi ekonomiczno-administracyjnej szkół lub organizować wspólną obsługę administracyjną, finansową i organizacyjną prowadzonych szkół.

Kontrola nad środkami budżetowymi

Organ prowadzący szkołę sprawuje nadzór nad jej działalnością w zakresie spraw finansowych i administracyjnych. W tym zakresie nadzorowi podlega prawidłowość dysponowania przyznanymi szkole środkami budżetowymi oraz pozyskanymi przez szkołę środkami pochodzącymi z innych źródeł, a także gospodarowania mieniem.


Zapamiętaj!

Organ prowadzący szkołę, a w przypadku powołania jednostki obsługi ekonomiczno - administracyjnej szkół, ta jednostka, mają prawo kontroli w zakresie prawidłowości dysponowania środkami budżetowymi, w tym środkami ZFŚS.

Dane wrażliwie przetwarzane wyjątkowo

Dane znajdujące się w dokumentacji ZFŚS obejmują dane osobowe, w tym często także dane wrażliwe (np. informacje o zarobkach pracowników). Przetwarzanie danych wrażliwych jest dopuszczalne tylko w ściśle określonych sytuacjach m.in., wtedy gdy:

  • osoba, której to dotyczy wyrazi zgodę na przetwarzanie danych, albo

  • przepis szczególny innej ustawy zezwala na przetwarzanie takich danych bez zgody osoby, której dane dotyczą i stwarza pełne gwarancje ich ochrony. Może to być przepis ustawy o systemie oświaty, upoważniający organ prowadzący do sprawowania kontroli spraw finansowych szkoły.

Jeżeli kontrola realizowana byłaby przez audyt wewnętrzny, to należy pamiętać, że audytor wewnętrzny ma prawo:

  • wstępu do pomieszczeń jednostki,

  • wglądu do wszelkich dokumentów, informacji i danych oraz do innych materiałów związanych z funkcjonowaniem jednostki, w tym utrwalonych na elektronicznych nośnikach danych,

  • sporządzania kopii, odpisów, wyciągów, zestawień lub wydruków wymienionej powyżej dokumentacji, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej.


Organ prowadzący szkołę powinien ustalić zasady prowadzenia kontroli (planowanych i doraźnych) w szkołach, wskazując jednocześnie podstawy prawne obowiązujące w tym zakresie.


Autor: Dariusz Dwojewski, prawnik, specjalista prawa pracy i prawa oświatowego
wiper-pixel