Do zadań organu prowadzącego szkołę należy m.in. zapewnienie obsługi administracyjnej i finansowej w szkole, w tym w zakresie wykonywania czynności takich jak:
Oświadczenia o zarobkach pracowników to dane wrażliwe
Szkoła podlega kontroli organu prowadzącego m.in. w zakresie realizacji zadań administracyjnych i finansowych. W ramach tego nadzoru organ może żądać udostępnienia dokumentów zawierających dane osobowe pracowników.
Szkoła podlega kontroli organu prowadzącego m.in. w zakresie realizacji zadań administracyjnych i finansowych. W ramach tego nadzoru organ może żądać udostępnienia dokumentów zawierających dane osobowe pracowników.
-
prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym;
-
sporządzanie sprawozdań finansowych;
-
gromadzenie i przechowywanie dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą;
-
okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów;
-
wycena aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego.
W celu wykonywania powyższych zadań, organy prowadzące szkoły mogą tworzyć jednostki obsługi ekonomiczno-administracyjnej szkół lub organizować wspólną obsługę administracyjną, finansową i organizacyjną prowadzonych szkół.
Kontrola nad środkami budżetowymi
Organ prowadzący szkołę sprawuje nadzór nad jej działalnością w zakresie spraw finansowych i administracyjnych. W tym zakresie nadzorowi podlega prawidłowość dysponowania przyznanymi szkole środkami budżetowymi oraz pozyskanymi przez szkołę środkami pochodzącymi z innych źródeł, a także gospodarowania mieniem.
Zapamiętaj!
Organ prowadzący szkołę, a w przypadku powołania jednostki obsługi ekonomiczno - administracyjnej szkół, ta jednostka, mają prawo kontroli w zakresie prawidłowości dysponowania środkami budżetowymi, w tym środkami ZFŚS.
Dane wrażliwie przetwarzane wyjątkowo
Dane znajdujące się w dokumentacji ZFŚS obejmują dane osobowe, w tym często także dane wrażliwe (np. informacje o zarobkach pracowników). Przetwarzanie danych wrażliwych jest dopuszczalne tylko w ściśle określonych sytuacjach m.in., wtedy gdy:
-
osoba, której to dotyczy wyrazi zgodę na przetwarzanie danych, albo
-
przepis szczególny innej ustawy zezwala na przetwarzanie takich danych bez zgody osoby, której dane dotyczą i stwarza pełne gwarancje ich ochrony. Może to być przepis ustawy o systemie oświaty, upoważniający organ prowadzący do sprawowania kontroli spraw finansowych szkoły.
Jeżeli kontrola realizowana byłaby przez audyt wewnętrzny, to należy pamiętać, że audytor wewnętrzny ma prawo:
-
wstępu do pomieszczeń jednostki,
-
wglądu do wszelkich dokumentów, informacji i danych oraz do innych materiałów związanych z funkcjonowaniem jednostki, w tym utrwalonych na elektronicznych nośnikach danych,
-
sporządzania kopii, odpisów, wyciągów, zestawień lub wydruków wymienionej powyżej dokumentacji, z zachowaniem przepisów o tajemnicy ustawowo chronionej.
Organ prowadzący szkołę powinien ustalić zasady prowadzenia kontroli (planowanych i doraźnych) w szkołach, wskazując jednocześnie podstawy prawne obowiązujące w tym zakresie.
Podstawa prawna:
-
Ustawa z 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz.U. z 2004 r., nr 256, poz. 2572 ze zm.) - art. 5 ust. 7 pkt 3, ust. 9, art. 34a ust. 1.
-
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2013 r., poz. 330 ze zm.) - art. 4 ust. 3 pkt 2-6.
-
Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002 r., nr 101, poz. 926 ze zm.) - art. 27 ust. 2.
-
Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2013 r., poz. 885 ze zm.) - art. 282 ust. 2.
