Na nagłą nieobecność członka zespołu egzaminacyjnego należy się wcześniej przygotować  

W przypadku nagłej nieobecności członka lub przewodniczącego zespołu egzaminacyjnego, dyrektor szkoły powołuje innego nauczyciela zatrudnionego w danej lub innej szkole. Przewodniczący szkolnego zespołu egzaminacyjnego w szczególnych przypadkach losowych może dokonać zmiany lub uzupełnienia składu zespołów nadzorujących. Skład ten musi jednak pozostać zgodny z zasadami tworzenia zespołu nadzorującego, zapisanymi w procedurach Centralnej Komisji Egzaminacyjnej. I to zwykle stanowi największą trudność dla dyrektorów.

Zespołu nadzorujący składa się z co najmniej 3 osób, w tym:

• przewodniczącego oraz

• co najmniej dwóch nauczycieli, z których co najmniej jeden jest zatrudniony w innej szkole lub w placówce.

Jeśli w sali jest więcej niż 30 uczniów, liczbę członków zespołu nadzorującego zwiększa się o jedną osobę na każdych kolejnych 20 uczniów.

WYIMEK

Członkami zespołu nadzorującego egzamin maturalny nie mogą być nauczyciele przedmiotu, z którego odbywa się egzamin ani wychowawcy zdających.

Oprócz powyższych wymagań, powołując zastępcę za nieobecnego nauczyciela dyrektor musi pamiętać także o tym, że członek zespołu nadzorującego powinien:

• przejść przeszkolenie dla członków szkolnego zespołu egzaminacyjnego w danej szkole,

• złożyć oświadczenie w sprawie zabezpieczenia i ochrony materiałów egzaminacyjnych.

Na każdy dzień trwania egzaminu dyrektor powinien przewidzieć kilku nauczycieli rezerwowych. Im więcej członków liczy zespół, tym większe prawdopodobieństwo nieobecności jednego z nich. Jeśli więc w danym dniu jest przewidziana praca jednego zespołu trzyosobowego, powinna wystarczyć jedna osoba „rezerwowa”, ale jeśli pracować ma 10 zespołów, to nauczycieli „rezerwowych” powinno być kilku.

Informację o nieobecności zwykle przewodniczący otrzymuje z pewnym wyprzedzeniem, ale zdarzają się też sytuacje losowe, nawet w drodze członka komisji na egzamin. Dlatego w dniu egzaminu warto ustalić spotkanie członków zespołów na tzw. odprawę odpowiednio wcześnie przed rozpoczęciem egzaminu i sprawdzić, czy zespoły nadzorujące egzamin są kompletne. Należy także pamiętać, że fakt dokonania zmian w składzie zespołu powinien być odnotowany w formularzu powołania zespołów nadzorujących.

Jeśli nagła nieobecność dotyczy przewodniczącego zespołu, sytuacja jest o wiele bardziej skomplikowana. Może się zdarzyć, że z powodu choroby lub innych ważnych przyczyn przewodniczący szkolnego zespołu egzaminacyjnego i jego zastępca nie będą mogli pełnić swoich funkcji. Wówczas osoba pełniąca tymczasowo obowiązki dyrektora szkoły, niezwłocznie powiadamia o sytuacji dyrektora okręgowej komisji egzaminacyjnej i wskazuje siebie do pełnienia obowiązków przewodniczącego szkolnego zespołu egzaminacyjnego. Dyrektor Okręgowej Komisji Egzaminacyjnej powołuje tę osobę do pełnienia funkcji przewodniczącego szkolnego zespołu egzaminacyjnego.

Nauczyciel powołany do pełnienia funkcji przewodniczącego szkolnego zespołu egzaminacyjnego niezwłocznie przesyła do dyrektora Okręgowej Komisji Egzaminacyjnej podpisane oświadczenie w tej sprawie.