Pracownik, który wypoczywał za pieniądze z ZFŚS, po powrocie będzie musiał to udokumentować 

Środki funduszu socjalnego mogą być przeznaczane, zgodnie z zasadami określonymi w regulaminie, wyłącznie na działalność socjalną szkoły. W ramach działalności socjalnej mieszczą się również różne formy wypoczynku. Nie określono jednak dokładnie rodzaju tych form. Wypoczynek pracowników może więc obejmować np.: wczasy, wczasy profilaktyczne, kolonie, obozy, zimowiska, „zielone szkoły”, „zielone przedszkola”, oazy, rajdy dla dzieci i młodzieży, wycieczki, wypoczynkowe lub rekreacyjne wyjazdy weekendowe (np. grzybobranie), wypoczynek organizowany przez pracownika we własnym zakresie (np. „wczasy pod gruszą”, wczasy turystyczne).

Formy wypoczynku, jak też miejsce ich realizacji powinny być określone w regulaminie ZFŚS. Dla osoby uprawnionej do korzystania z funduszu podstawą prawną do ubiegania się o świadczenia socjalne jest bowiem regulamin, a nie ustawa o ZFŚS. Jeżeli jakiegoś rodzaju świadczenia nie uwzględniono w regulaminie, oznacza to, że nie można o nie wnioskować.Dofinansowanie do urlopu może dostać każdy uprawniony do korzystania z ZFŚS.

Wniosek o dofinansowanie wypoczynku pracownik wypełnia i składa w formie oraz trybie określonych w regulaminie ZFŚS. Zwykle uzupełnia on obowiązujący w danej placówce wzór wniosku o świadczenie, będący załącznikiem do regulaminu. Przepisy nie precyzują, kiedy pracownik powinien złożyć wniosek o dofinansowanie wypoczynku. W związku z tym to regulamin ZFŚS wyznacza ten termin. W praktyce, w zależności od formy wypoczynku (wypoczynek tzw. zorganizowany lub organizowany przez pracownika we własnym zakresie - tzw. wczasy pod gruszą), regulaminy wprowadzają wymóg złożenia samego wniosku o świadczenie, czyli tzw. zapotrzebowania, przed datą skorzystania z usługi wypoczynkowej. Umożliwia to pracodawcy przygotowanie organizacyjne (obsługa kasowa) do zwiększonych w sezonie urlopowym operacji finansowych. Natomiast data złożenia wniosku o świadczenie nie jest tożsama z terminem wypłaty samego świadczenia.

Wniosek o dofinansowanie wypoczynku powinien zawierać przede wszystkim:

1. wskazanie wnioskodawcy;

2. określenie formy wypoczynku, o której dofinansowanie pracownik się ubiega;

3. wskazanie postanowienia regulaminu ZFŚS, uprawniającego do ubiegania się o dane świadczenie;

4. koszt wypoczynku;

5. załączone dokumenty określone w regulaminie ZFŚS, potwierdzające dokonanie zakupu wypoczynku oraz wskazanie organizatora;

6. umotywowanie wniosku (wskazanie przez pracownika konkretnych powodów, z uwagi na które pracodawca powinien pozytywnie rozpatrzyć jego prośbę);

7. oświadczenie zawierające wskazanie dochodu, jaki przypada na jednego członka rodziny pracownika, lub też wskazanie przedziału, w jakim się mieści ten dochód (jeżeli pracownik nie złożył wcześniej takiego dokumentu);

8. podpis pracownika.

Jeżeli zgodnie z regulaminem ZFŚS wnioski mają być składane po powrocie z wypoczynku wraz z odpowiednimi rachunkami, to wówczas pracodawca będzie miał potwierdzenie, że dana osoba czy też członkowie jej rodziny faktycznie przebywali na danym wypoczynku zorganizowanym.

Jeżeli natomiast w regulaminie zostanie zapisane, że wnioski o dofinansowanie składa się przed urlopem, to jednocześnie należy zobowiązać osoby uprawnione do udokumentowania danej formy wypoczynku po powrocie do pracy. Takie dokumenty w postaci np. faktur, rachunków ułatwią rozliczenie środków wydanych na ten cel z ZFŚS, a następnie będą one stanowiły dowód na to, że dana osoba faktycznie wykorzystała otrzymane dofinansowanie zgodnie z jego przeznaczeniem.

Wnioski o dofinansowanie wypoczynku nie powinny być przechowywane w aktach osobowych. Można założyć w tym celu np. oddzielny segregator lub teczkę i tam przechowywać wszystkie wnioski i pisma związane z działalnością socjalną.