Dokumentacja wynoszona ze szkoły nie może zawierać danych wykraczających poza zakres kontroli

Przetwarzanie danych przez wizytatora jest dopuszczalne m.in. wtedy, gdy jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa.

W ramach przeprowadzanej w szkole kontroli, wizytator jest upoważniony do:

• wglądu do prowadzonej przez szkołę dokumentacji dotyczącej przebiegu nauczania, wychowania i opieki oraz

• zbierania niezbędnych dowodów stanowiących podstawę ustaleń kontroli oraz włączania zebranych dowodów do akt kontroli.

Notatki i odpisy można zastąpić kopiami całych dokumentów lub ich fragmentów. Jeśli zakres danych zawartych w dokumencie wykracza poza zakres wynikający z tematu kontroli dokonuje się jego anonimizacji. Dane osobowe zawarte w dokumencie przekształca się wówczas w sposób uniemożliwiający zidentyfikowanie osoby fizycznej, której dane dotyczą.

Zdaniem Najwyższego Sądu Administracyjnego: „Gromadzenie danych osobowych przez wykonanie kopii dokumentu zawierającego te dane jest kwestią techniczną; posługiwanie się taką czy inną techniką utrwalania tych danych (kopiowanie lub przepisywanie) nie przesądza samo przez się o legalności albo nielegalności tego utrwalania (przetwarzania)”.

• Ustawa z 7 września 1991r. o systemie oświaty (tekst jedn.: Dz.U. z 2004 r. nr 256, poz.2572 ze zm.) - art. 33 ust. 3 pkt 2.

• Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.) - art. 23 ust. 2.

• Rozporządzenie ministra edukacji narodowej z 7 października 2009 r. w sprawie nadzoru pedagogicznego (Dz.U. z 2009 r. nr 168, poz.1324) - § 13 ust. 1 pkt 2, ust. 2.

• Wyrok Najwyższego Sądu Administracyjnego z 19 grudnia 2001 r. (sygn. akt: II SA 2869/00, ONSA 2003/1/29).