Błędy w planie finansowym spowodują, że nie będzie można uruchomić zaplanowanych środków

Październik i listopad to miesiące planowania budżetów przez dyrektorów szkół. Co decyduje o wysokości środków przeznaczanych na oświatę?

Jest kilka czynników, które we wszystkich samorządach determinują wysokość środków przeznaczonych na uzupełnienie subwencji oświatowych: pierwszym jest zamożność gminy czy powiatu. Drugim - to, na ile dla danego samorządu oświata jest ważna, czy priorytetem jest rozwój szkół, czy ważniejsze są inne cele np. budowa dróg czy sport. Trzecim istotnym czynnikiem określającym wysokość środków przeznaczanych przez samorząd na cele oświatowe jest wysokość budżetu ubiegłorocznego. Fundusze przeznaczane przez gminę czy powiat na oświatę nie mogą być o 10, 15 czy 20 proc. niższe niż w poprzednim roku; chociażby dlatego, że taka decyzja byłaby trudna do uzasadnienia dla władz: wójta, burmistrza czy prezydenta miasta. Czwarty ważny czynnik to zakres zadań realizowanych przez samorząd, w szczególności liczebność uczniów i liczba zatrudnionych w szkole pracowników - nauczycieli i pracowników obsługi.

Jaką rolę w planowaniu budżetu szkoły odgrywa organ prowadzący?

Organ prowadzący nadzoruje i określa limity środków planowanych w budżetach szkół, nie może jednak dowolnie ustalać wysokości tych środków, nie licząc się z obiektywnymi potrzebami finansowymi danej placówki. Do niego należy stworzenie odpowiednich warunków do prawidłowego działania szkoły, czyli zapewnienie środków na jej funkcjonowanie: wyposażenia, remontów orz wyposażenie szkól w odpowiednie pomoce dydaktyczne.Organ prowadzący zobowiązany jest również zapewnić szkole podstawowe warunki do realizacji przez nauczyciela zadań dydaktycznych, wychowawczych i opiekuńczych.

Na co powinni zwracać uwagę dyrektorzy szkół składający plany finansowe szkół na rok budżetowy 2015?

Konstruując budżet dyrektor powinien przede wszystkim zadbać o uwzględnienie wydatków obligatoryjnych związanych z działalnością szkoły - wynagrodzeń dla nauczycieli i innych osób zatrudnionych w szkole, zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz składki na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych. Dyrektor powinien również zadbać o przyjęcie właściwej klasyfikacji wydatków tzw. paragrafów, czyli odpowiednio zaplanować wydatki dla poszczególnych pozycji określonych w planie budżetowym. Jest to o tyle ważne, że ewentualne błędy spowodują, że nie będzie można tych środków uruchomić, mimo że teoretycznie będą się znajdowały w budżecie. Ważne jest też, by planowany budżet zaopiniowała rada pedagogiczna, rada rodziców i – jeśli istnieje – rada szkoły. Opinie te dla organu prowadzącego nie są wiążące, jednak zgodnie z ustawą o systemie oświaty powinny być do budżetu dołączone. Tworząc plan finansowy dyrektorzy powinni w nim uwzględnić działania racjonalizujące, tzn. starać się zmniejszyć wydatki np. na energię, dozór mienia i sprzątanie. Zaoszczędzone w ten sposób środki można przeznaczyć na wydatki kierowane bezpośrednio „do ucznia”, które tworzą nową jakość w edukacji takie jak innowacyjne projekty edukacyjne, stypendia dla najzdolniejszych.

Jakie elementy powinien zawierać prawidłowy plan finansowy szkoły?

Niektóre samorządy opracowują dla swoich szkół wzory druków, które mogą być pomocne dla dyrektora szkoły, chociaż o tym jak powinien wyglądać plan finansowy szkoły nie mówi ani Ustawa o finansach publicznych, ani Ustawa o systemie oświaty. Na pewno powinien zawierać jak najwięcej szczegółów z uwzględnieniem poszczególnych paragrafów, powinno się w nim też znaleźć uzasadnienie poszczególnych wydatków. Z jednej strony ułatwia to pracę dyrektorowi, bo może on przedstawić radzie pedagogicznej czy radzie rodziców tak precyzyjnie skonstruowany plan; z drugiej takie uzasadnienie wydatków jest potrzebne do przedstawienia organowi prowadzącemu. Ponadto placówki oświatowe, jako jedyne jednostki budżetowe w systemie finansów publicznych, mogą gromadzić i wydatkować środki w ramach tzw. rachunku wydzielonego. Są to środki pozyskane najczęściej z takich tytułów jak darowizny, odszkodowania lub wynajem. Również do tzw. rachunku wydzielonego należy sporządzić plan finansowy, a ściślej plan dochodów i wydatków.

Jakie błędy zdarzają się najczęściej w projektach finansowych szkolnych budżetów?

Najczęstsze błędy mają charakter techniczny i wiążą się z niewłaściwym przyporządkowaniem klasyfikacji budżetowej lub błędami rachunkowymi. Niekiedy zdarzają się sytuacje, że dyrektorzy oraz służby księgowe szkoły planują wydatki w wysokości niezgodnej z faktycznymi potrzebami w poszczególnych pozycjach. Dotyczy to w szczególności takich elementów planu finansowego jak odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych lub zakup energii. Również trudności może rodzić prawidłowe zaplanowanie takich pozycji wynagrodzeń nauczycieli jak godziny ponadwymiarowe, nagrody jubileuszowe czy odprawy. Są to pozycje budżetu, które trudniej przewidzieć z rocznym wyprzedzeniem.

Co ma zrobić dyrektor szkoły jeśli zgłaszane przez niego potrzeby finansowe odbiegają znacznie od możliwości samorządów?

Od 1 września 2014 roku wdrażana będzie tzw. reforma podręcznikowa. Samorządy otrzymały na ten cel dodatkowe środki z budżetu państwa. Zostaną one przeznaczone na zakup podręczników z języka obcego nowożytnego, materiały edukacyjne lub materiały ćwiczeniowe. Na razie jeszcze trudno ocenić czy wysokość dodatkowych środków przyznanych z budżetu państwa na cele edukacyjne będzie wystarczająca. Trzeba jednak uznać, że jest to krok w dobrą stronę.

Jeśli środki przeznaczone na ważne cele nie są wystarczające, dyrektor może skorzystać ze środków własnych, tzn. pochodzących z darowizn lub wynajmu pomieszczeń; jeśli jednak takimi środkami nie dysponuje, a zagrożone jest bezpieczeństwo uczniów, samorząd jest zobowiązany do ich dostarczenia czerpiąc je np. z własnej rezerwy budżetowej.

Jaką odpowiedzialność ponosi dyrektor za niezłożenie planu budżetowego w terminie?

Ani Ustawa o systemie oświaty, ani nawet Ustawa o finansach publicznych nie przewiduje sankcji za niezłożenie planu finansowego w terminie. Należy jednak pamiętać, że całość gospodarki finansowej szkoły, co wynika z art. 53 ustawy o finansach publicznych. Z kolei art. 39 ustawy o systemie oświaty rozstrzyga, iż dyrektor kieruje działalnością szkoły i dysponuje środkami finansowymi ponosi odpowiedzialność za prawidłowe ich wykorzystanie. Dyrektor odpowiada za to bypieniądze zaplanowane w budżecie były wydawane zgodnie z przyjętymi założeniami i potrzebami szkoły,a przede wszystkim w sposób celowy, oszczędny i zgodny z obowiązującymi przepisami, w tym również tymi dotyczącymi zamówień publicznych.

Brak sankcji nie oznacza jednak, że dyrektor nie składając planu nie narusza prawa. Harmonogram sporządzania planu finansowego i obowiązki dyrektora szkoły w tym zakresie, jako kierownika jednostki sektora finansów publicznych, określa ustawa o finansach publicznych i przepisy wykonawcze do niej. Bez planu finansowego nie jest możliwa realizacja jakiegokolwiek wydatku.

Rozmawiała Anna Grelewska