Kontrola zarządcza obejmuje wszystkie obszary pracy szkoły

Autor: Jan Lewandowski

Dodano: 30 października 2014

Obowiązkiem dyrektora szkoły jest zapewnienie skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, która zastąpiła kontrolę finansową. Kontrola nie ogranicza się teraz do aspektów finansowych, a obejmuje również nadzór nad działalnością dydaktyczną, wychowawczą i opiekuńczą.


Przepisy ustawy o finansach publicznych zobowiązują szkołę do przeprowadzania kontroli zarządczej stanowiącej ogół działań podejmowanych dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy. W praktyce szkolnej kontrola zarządcza stanowi element procesu zarządzania, który w zdecydowany i komplementarny sposób porządkuje związane ze sprawnym kierowaniem placówką działania dyrektora. Umożliwia podejmowanie przemyślanych i optymalnych czynności ukierunkowanych na rozwój szkoły.

Szkoły niepubliczne niebędące jednostkami sektora finansów publicznych nie mają obowiązku wdrażania systemu kontroli zarządczej. Nie oznacza to, że nie mogą one korzystać ze wskazań wynikających z zasad kontroli zarządczej w jednostkach publicznych.

 

Dotychczasowa dokumentacja jest obowiązująca

Wprowadzenie kontroli zarządczej nie oznacza konieczności tworzenia nowych dokumentów i procedur. Wszystkie dokumenty, które stanowiły podstawę funkcjonowania kontroli finansowej obecnie mogą stanowić podstawę do opracowywania i doskonalenia realizowanego w szkole systemu kontroli zarządczej. System kontroli zarządczej to nic innego jak zintegrowanie istniejących procedur kontroli i audytu w całość i uzupełnienie ich o cele kontroli i procedury identyfikowania czynników mogących mieć negatywny wpływ na możliwości realizacji celów.


Odpowiedzialność dyrektora

Kontrola finansowa w świetle obowiązujących przepisów stanowi część kontroli zarządczej. Niewypełnienie albo niewłaściwa realizacja obowiązków w zakresie kontroli zarządczej pociąga za sobą odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych.


Aspekty i obszary kontroli zarządczej

Kontrola zarządcza obejmuje wszystkie aspekty działalności szkoły w zakresie:

  • zgodności działalności z przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi;

  • wiarygodności sprawozdań;

  • ochrony zasobów;

  • skuteczności i efektywności działania;

  • przestrzegania i promowania zasad etycznego postępowania;

  • zarządzania ryzykiem;

  • efektywności i skuteczności przepływu informacji.

 

Wytyczne Ministerstwa Finansów pozwalają na wyodrębnienie obszarów kontroli zarządczej w szkole, do najważniejszych z nich należą przede wszystkim:

  • realizacja zadań szkoły ujętych w zatwierdzonym projekcie organizacji szkoły i statucie placówki,

  • realizacja zadań określonych dla wszystkich pracowników szkoły,

  • realizacja uchwał rady pedagogicznej,

  • przestrzeganie regulacji związanych z płacami w szczególności w odniesieniu do: zgodności wypłat wynagrodzeń z dokumentacją kadrową, przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych, ochrona dokumentacji kadrowej i płacowej,

  • prowadzenie prawidłowej polityki kadrowej i prowadzenie spraw w zakresie: nawiązywania i rozwiązywania stosunku pracy zgodnie z regulacjami Karty Nauczyciela, ustawy o pracownikach samorządowych i kodeksu pracy, prawidłowego prowadzenia akt osobowych i dokumentacji pracowniczej, wykorzystania urlopów wypoczynkowych przez pracowników,

  • przestrzeganie dyscypliny pracy przez wszystkich pracowników pedagogicznych i niepedagogicznych,

  • prawidłowa gospodarka finansowa, która musi być zgodna z zatwierdzonym planem finansowym szkoły,

  • ustalenie kierunków wydatkowania i pozyskiwania środków finansowych (budżetowych i pozabudżetowych),

  • prowadzenie dokumentacji księgowej,

  • prowadzenie w szkole zamówień publicznych.

 

W ramach kontroli zarządczej analizie podlega również realizacja zadań wpisujących się w obszar kontroli dyrektora szkoły w ramach sprawowanego przez niego nadzoru pedagogicznego.


 Standardy kontroli zarządczej w szkole

Ministerstwo Finansów ogłosiło standardy kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych. Zostały one uszeregowane w 5 merytorycznych grupach:

  1. środowisko wewnętrzne – standardy grupy A ,

    • przestrzeganie wartości etycznych – A1

    • kompetencje zawodowe pracowników – A2

    • struktura organizacyjna jednostki - powinna być ona dostosowana do aktualnych celów i zadań – A3

    • delegowanie uprawnień - precyzyjnie określony zakres uprawnień delegowanych poszczególnym pracownikom – A4.

  2. cele i zarządzanie ryzykiem – standardy grupy B,

    • misja, czyli cel (sens, uzasadnienie) – istnienia i funkcjonowania danej szkoły lub placówki oświatowej – B1

    • określenie celów i zadań, monitorowanie i ocena ich realizacji – najistotniejsze, najważniejsze w danym okresie – B2

    • identyfikacja ryzyka – niebezpieczeństwo braku realizacji (osiągania) założonych celów – B3

    • analiza ryzyka – przyczyny zagrożeń – B4

    • reakcja na ryzyko – co zrobić gdy … ? – B5

  3. mechanizmy kontroli – standardy grupy C,

    • dokumentowanie systemu kontroli zarządczej – C1

    • nadzór – C2

    • ciągłość działalności – C3

    • ochrona zasobów – C4

  4. informacja i komunikacja – standardy grupy D,

    • bieżąca informacja – D1

    • komunikacja wewnętrzna – D2

    • komunikacja zewnętrzna – D3

  5. monitorowanie i ocena - standardy grupy E

    • monitorowanie systemu kontroli zarządczej – E1

    • samoocena – E2

    • audyt wewnętrzny – E3

    • uzyskanie zapewnienia o stanie kontroli zarządczej – E4.


Jak dokumentować kontrolę zarządczą

Dokumentowanie zadań realizowanych w ramach kontroli zarządczej umożliwia dyrektorowi szkoły bieżące śledzenie przebiegu kontroli oraz ocenę jej stanu. Dokumentacja ta powinna spełniać wszystkie kryteria wymieniane dla dokumentacji szkolnej.

W prawie o finansach publicznych nie wskazano, jakie dokumenty w związku z prowadzoną kontrolą zarządczą musi opracowywać i przechowywać dyrektor szkoły. Katalog przydatnych dokumentów można jednak określić w oparciu o standardy kontroli zarządczej.

Do najważniejszych dokumentów stosowanych w kontroli zarządczej zalicza się:

  • instrukcję w sprawie organizacji kontroli zarządczej,

  • regulamin udzielania zamówień publicznych,

  • instrukcję w sprawie kontroli dokumentów finansowo-księgowych,

  • zasady rachunkowości z planem kont,

  • instrukcję gospodarki drukami ścisłego zarachowania,

  • instrukcję kasową,

  • instrukcję inwentaryzacyjną,

  • zasady etyki pracowników.

 

W ramach kontroli zarządczej i związanego z nią nadzoru pedagogicznego dyrektor szkoły monitoruje działalność szkoły pod kątem zgodności z prawem. Dotyczy to również aspektów działalności dydaktycznej, wychowawczej i opiekuńczej. W związku z tym w ramach kontroli opracowuje się m.in. następujące dokumenty:

  • diagnozę obszarów wymagających poprawy

  • kontrolę realizacji podstawy programowej,

  • oświadczenie o stanie kontroli zarządczej,

  • arkusz samooceny systemu kontroli zarządczej.


HARMONOGRAM działań kontrolnych realizowanych w ramach kontroli zarządczej w …………………………

  

Czynności kontrolne

Termin

Dokumentacja

Osoba kontrolująca

Kontrola dokumentacji wychowawczej.

X, III, VI.

Dokumenty prowadzone przez wychowawców i protokoły z tych kontroli z zaleceniami i uwagami na temat realizacji zaleceń.

Zastępca dyrektora.

Kontrola zasad oceniania.

IX, I, IV, VI.

Rozporządzenie Ministra Edukacji Narodowej w sprawie oceniania, kryteria oceniania, podstawa programowa, system oceniania – notatki z kontroli wraz z zaleceniami i uwagami.

Dyrektor, zastępca dyrektora.

Kontrola systematyczności oceniania.

X, XII, I, III, IV, VI.

Dzienniki lekcyjne i dzienniki innych zajęć oraz uwagi i zalecenia pokontrolne wyrażone w korespondencji do nauczycieli – teczki nauczycieli oraz protokoły kontroli.

Dyrektor, zastępca dyrektora.

Kontrola prowadzenia dokumentacji nauczania.

XI, II, V

IX, XII, II,IV, VI.

Księgi uczniów, księgi ewidencji, księgi arkuszy, arkusze nauczania, dzienniki lekcyjne, dzienniki innych zajęć, dziennik pedagoga, protokoły egzaminów wewnętrznych – notatki z przeprowadzanych kontroli z uwagami pokontrolnymi.

Dyrektor, zastępca dyrektora.

Kontrola realizacji programów nauczania/podstawy programowej.

XI, II, IV, VI.

Podstawa programowa, program nauczania, plan nauczania, dzienniki lekcyjne, zeszyty uczniów – notatki z przeprowadzonych kontroli wraz z zaleceniami i informacją o realizacji zaleceń.

Dyrektor, zastępca dyrektora, inne osoby.

Kontrola dokumentacji awansu zawodowego.

IX, II, VI.

W zależności od potrzeb i stopnia awansu można częściej.

Plany rozwoju zawodowego, dokumenty potwierdzające realizacją zadań ujętych w palnie rozwoju, cząstkowe sprawozdania z realizacji planu rozwoju zawodowego, notatki służbowe z rozmów po kontroli cząstkowych sprawozdań, sprawozdanie całościowe z realizacji planu rozwoju zawodowego za okres stażu, termin zakończenia stażu, ocena dorobku zawodowego – notatki z wyrywkowych kontroli dokumentacji awansowej z uwagami.

Dyrektor.

Kontrola dokumentacji wycieczek szkolnych.

XI, II, IV, VI.

Szczegółowa dokumentacja wszystkich wycieczek – zgodnie z arkuszem kontroli.

Dyrektor,

Zastępca dyrektora.

Kontrola stanu technicznego obiektu szkoły.

IX-X, III-IV.

W razie konieczności.

Dokumentacja techniczna, protokoły, przeglądy.

Dyrektor, kierownik administracyjny, inspektor ds. Bhp.

Kontrola realizacji obowiązku szkolnego.

Każdego miesiąca.

Dzienniki lekcyjne, dzienniki zajęć, dokumentacja wychowawczy, pedagoga.

Zastępca dyrektora,

Pedagog.

kontrola realizacji godzin wynikających z art. 42 KN

II, VI

IX, XII, IV.

Dzienniki zajęć.

Dyrektor.

Kontrola kasowa.

I, II, III.

Wyrywkowo.

Zgodność stanu kasowego z dokumentacją.

 

Kontrola dokumentacji finansowej.

…, IV , V, VI, …

Systematycznie.

Prawidłowość prowadzenia dokumentacji, a zwłaszcza jej ewidencjonowania

 

Kontrola zamówień publicznych.

III, VI, IX, XII.

Procedura, protokoły, realizacja.

 

Kontrola ... itd.

…..

Dokumenty adekwatne do kontrolowanych zagadnień.

…..



Źródło:
  • Komunikat Ministra Finansów z 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych (Dz.Urz. MF nr 15 poz. 84).

 

Autor: Jan Lewandowski, konsultant ds. oświatowych w DODN Filia w Legnicy
wiper-pixel