Przyznając pracownikom świadczenia z Zakładowego Funduszu Świadczeń socjalnych należy pamiętać, że nie mogą być one identycznej wartości np. takie same paczki świąteczne dla dzieci pracowników.
W okresie świąt Bożego Narodzenia pracodawcy często decydują się na bony dla pracowników lub zakup paczek dla ich dzieci. Można przeznaczyć na ten cel środki z ZFŚS jeśli przewidziano to w regulaminie Funduszu i spełniono określone wymagania m.in. zróżnicowano wartość paczek czy bonów.
Przyznając pracownikom świadczenia z Zakładowego Funduszu Świadczeń socjalnych należy pamiętać, że nie mogą być one identycznej wartości np. takie same paczki świąteczne dla dzieci pracowników.
Dyrektor może przyznać pracownikom pomoc socjalną w postaci bonów, jak również gotówki, o ile taki rodzaj pomocy został przewidziany w regulaminie ZFŚS w szkole.
Z ZFŚS mogą być finansowane jedynie te rodzaje działalności, które są objęte ustawową definicją działalności socjalnej. Działalnością socjalną w rozumieniu ustawy są:
usługi świadczone przez pracodawców na rzecz m.in.:
różnych form wypoczynku,
działalności kulturalno-oświatowej,
działalności sportowo-rekreacyjnej,
udzielanie pomocy materialnej, rzeczowej lub finansowej,
udzielanie pomocy na cele mieszkaniowe, na warunkach określonych umową - zwrotnej i bezzwrotnej.
W ramach pojęcia działalności socjalnej mieści się zatem zarówno pomoc finansowa, jak i przyznanie bonów. Warunkiem, by móc daną formę pomocy zrealizować ze środków ZFŚS, jest zapisanie możliwości udzielenia takiej pomocy w regulaminie ZFŚS. Ważne jest także, by regulamin określał procedurę przyznawania świadczeń z ZFŚS. Regulamin ZFŚS powinien określać również zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu oraz zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej. Przyznanie świadczeń z funduszu, a także ich wysokość, uzależniona jest więc od spełnienia przez osobę ubiegającą się o to świadczenie określonych w regulaminie kryteriów socjalnych.
Ustalając zasady przyznawania m.in. bonów lub środków pieniężnych z okazji świąt Bożego Narodzenia, należy pamiętać by wysokość pomocy była uzależniona od ogólnej sytuacji życiowej każdego pracownika. Przyznając pomocy według zasady „każdemu po równo” dyrektor naraża się na odpowiedzialność za wykroczenie zagrożone karą grzywny do 5.000 zł.
Jeśli w szkole nie utworzono zakładowego funduszu świadczeń socjalnych to nie można wypłaty bonów dla pracowników traktować jako przejawu prowadzenia działalności socjalnej w rozumieniu przepisów ustawy o ZFŚS. Pracodawca - mimo braku funduszu socjalnego – może oczywiście przyznać świąteczne bony lub paczki. Będzie to wówczas wypłata w naturze części wynagrodzenia za pracę.
Dyrektor może powołać w szkole komisję socjalną, o ile taką możliwość przewiduje regulamin ZFŚS w szkole. Jeżeli w regulaminie nie została przewidziana możliwość powołania komisji, a aby móc ją utworzyć, należy wpierw zmienić treść samego regulaminu. Zasady funkcjonowania komisji (w tym zasady doboru jej członków) również należy określić w regulaminie ZFŚS. Zasady ustalania składu komisji mogą stanowić załącznik do regulaminu ZFŚS lub też zostać określone w samym regulaminie.
Emeryci i renciści - byli pracownicy należą do ustawowego kręgu osób uprawnionych do korzystania z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i pracodawca nie może pozbawić takiej osoby prawa do korzystania z tego Funduszu.
Emeryci i renciści - byli pracownicy są uprawnieni do korzystania z ZFŚS u tego pracodawcy, który był ich ostatnim miejscem zatrudnienia przed nabyciem uprawnień emerytalnych czy rentowych. Tryb rozwiązania stosunku pracy z ostatnim pracodawcą nie ma znaczenia dla uprawnienia do korzystania z ZFŚS. Świadczenie będzie więc przysługiwać także np. emerytowanemu pracownikowi, który został zwolniony dyscyplinarnie.
Regulamin ZFŚS nie może być bowiem mniej korzystny niż przepisy powszechnego prawa pracy.
Dokumenty związane z przyznawanymi pracownikami świadczeniami z ZFŚS nie są gromadzone w jego aktach osobowych, lecz w odrębnej teczce akt.
Akta osobowe pracownika składają się z 3 części i obejmują:
w części A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie;
w części B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika;
w części C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.
Nie ma podstaw, aby dokumentację związaną z przyznawanymi pracownikom świadczeniami z ZFŚS gromadzić i przechowywać w aktach osobowych pracowników.
Szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w podmiocie oraz postępowanie w tym zakresie z wszelką dokumentacją reguluje instrukcja kancelaryjna. W przypadku dokumentacji związanej z ZFŚS powinny być zakładane teczki aktowe. Każda teczka aktowa zawierająca dokumentację spraw zakończonych powinna być opisana.
Ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (Dz.U. z 1996 r. nr 70, poz. 335 ze zm.) - art. 2 pkt 1, pkt 5, art. 3 ust. 3.art. 8, art. 12a.
Ustawa z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.) - art. 9 § 1.
Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 r. nr 62, poz. 286 ze zm.) - § 6 ust. 2.
Rozporządzenie prezesa rady ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67 ze zm.) - załącznik nr 1 - § 1, § 62.
Czy chcesz otrzymywać powiadomienia o zmianach prawnych, webinariach i promocjach?
Włącz powiadomieniaWyrażając zgodę na otrzymywanie powyższych powiadomień, oświadczam iż zapoznałem/am się z Regulaminem usługi i zgadzam się na stosowanie jego postanowień.
