Najwięcej błędów w dokumentacji pracowniczej dotyczy regulaminów wynagradzania

Na co inspektor pracy wchodzący do szkoły zwraca uwagę w pierwszej kolejności?

Inspektor pracy zawsze przeprowadza kontrolę opierając się na obowiązujących aktualnie przepisach. Po rozpoczęciu kontroli, w pierwszej kolejności musi spotkać się z dyrektorem szkoły, bo to on jest tutaj gospodarzem i osobą reprezentującą pracodawcę. Przedstawia mu cel i zakres kontroli oraz ustala, w miarę możliwości, przebieg czynności. Oczywiście, tuż po wejściu na teren szkoły inspektor pracy zwraca uwagę i ocenia czy przestrzegane są przepisy bhp, zwraca uwagę na to czy dojścia prowadzące do szkoły (np. schody) nie mają uszkodzeń stwarzających ryzyko upadku, czy są odśnieżone; czy na podłodze nie ma rozlanych płynów, które mogą spowodować poślizgnięcie ucznia lub pracownika; czy widoczna instalacja elektryczna jest odpowiednio zabezpieczona i nie grozi porażeniem prądem, itp.

Jaka dokumentacja jest głównym przedmiotem zainteresowania podczas kontroli PIP w szkole?

Kontrole inspektora pracy dotyczą prawnej ochrony pracy oraz bezpieczeństwa
i higieny pracy. Rodzaj dokumentacji z jaką inspektor pracy zapoznaje się w toku kontroli uzależniony jest przede wszystkim od zakresu tematycznego kontroli. W szczególności są to akta prawa wewnątrzzakładowego (np. statut szkoły, regulamin pracy, regulamin wynagradzania, regulamin ZFŚS), akta osobowe pracowników, karty oceny ryzyka zawodowego, instrukcje stanowiskowe i bhp, listy płac, arkusze organizacyjne na dany rok, ewidencja czasu pracy pracowników czy rejestr wypadków przy pracy. Ponadto inspektor pracy w trakcie kontroli ma prawo dokonać kontroli stanowisk pracy w zakresie zapewnienia warunków pracy zgodnie z przepisami.

Czy w nowym roku szkolnym PIP planuje kontrole z zakresu zasad dysponowania środkami ZFŚS?

Priorytetem w działalności Państwowej Inspekcji Pracy jest poprawa praworządności w stosunkach pracy, w szczególności przeciwdziałanie zjawiskom patologicznym. Kontrole prowadzone są w obszarach charakteryzujących się znaczną skalą naruszeń prawa lub występowaniem problemów wymagających skoordynowanych działań urzędu w skali kraju (kontrole problemowe, tematyczne). Ponadto Państwowa Inspekcja Pracy przeprowadza kontrole przestrzegania przepisów prawa pracy, mające na celu sprawdzenie i ewentualne usunięcie nieprawidłowości zgłaszanych przez konkretne osoby, których te nieprawidłowości dotyczą. Nie ukrywam, że zakładowy fundusz świadczeń socjalnych jest bardzo często kontrolowanym zagadnieniem, gdyż budzi dużo emocji i wątpliwości. Osoby uprawnione do korzystania z funduszu czy związki zawodowe działające w szkole, często mają wątpliwości czy dyrektor szkoły właściwie dysponuje środkami funduszu i wydatkuje je w sposób zgodny z zakładowym regulaminem ZFŚS. Oznacza to, że przeprowadzanych kontroli, dotyczących ZFŚS, jest stosunkowo dużo, ale w większości są one wynikiem złożonych do PIP wniosków a nie planów kontrolnych.

Jakie błędy najczęściej popełniają dyrektorzy szkół w zakresie podlegającym kontroli PIP? Jakie nieprawidłowości są najczęściej wykrywane?

Błędy najczęściej popełniane przez dyrektorów szkoły dotyczą braku przeszkolenia zatrudnionych pracowników z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy, dopuszczania do pracy osób, które nie legitymują się odpowiednim zaświadczeniem od lekarza medycyny pracy o braku przeciwwskazań zdrowotnych, braku ewidencji czasu pracy, oceny ryzyka zawodowego czy instrukcji stanowiskowych dotyczących bezpiecznego wykonywania pracy na stanowiskach administracyjno – gospodarczych.

Bardzo często w szkołach brakuje także instrukcji bhp obsługi maszyn i urządzeń technicznych, np. kopiarki, wiertarki czy urządzeń kuchennych a w regulaminach nie ma istotnych zapisów, chociażby wykazu prac zabronionych kobietom w regulaminie pracy.

W zakresie poprawności regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, to najczęściej popełnianym błędem jest wyłączanie niektórych uprawnionych do korzystania z funduszu, przyznawanie świadczeń bez uzgodnienia z zakładową organizacją związkową lub wydatkowanie środków z funduszu socjalnego na cele inne niż wymienione w ustawie o ZFŚS.

Jakie błędy w dokumentacji szkoły popełniają najczęściej?

Największa część nieprawidłowości dotyczy regulaminów. Błędy najczęściej obejmują kryteria i tryb przyznawania świadczeń. Uchwalone regulaminy wynagradzania często wyłączają pewną grupę nauczycieli, np. nauczycieli stażystów, z kręgu osób uprawnionych do otrzymania chociażby dodatku motywacyjnego lub uzależniają przyznanie tego dodatku od stażu pracy tylko w danej szkole. Ponadto, często w aktach wewnątrzzakładowych brakuje ustalenia kryteriów i trybu przyznawania nagród dla nauczycieli.

Jaka jest odpowiedzialność dyrektora w przypadku wykrycia nieprawidłowości podczas kontroli?

Dyrektor szkoły jest kierownikiem zakładu pracy i to on ponosi odpowiedzialność za stwierdzone podczas kontroli nieprawidłowości. Przede wszystkim odpowiada za wykroczenia przeciwko prawom pracownika na zasadach określonych w przepisach (Dział trzynasty Kodeksu pracy). Sankcją za wykroczenia może być kara grzywny nakładana na dyrektora przez inspektora pracy kontrolującego szkołę w formie mandatu karnego lub skierowanie wniosku o ukaranie do sądu. Za wykroczenia przeciwko prawom pracownika wysokość kary grzywny wynosi, zgodnie z przepisami, od 1 tys. do 30 000 tys. zł.

Rozmawiała Anna Grelewska