Szkoły jako jednostki budżetowe działają w oparciu o plan finansowy. W dokumencie tym planują wszystkie swoje wydatki, w tym także środki na zakup materiałów biurowych, środki czystości, czy organizację różnego rodzaju imprez i uroczystości.

W planie finansowym szkoły nie można zaplanować wydatków na poczęstunek z okazji imprezy noworocznej. Wydatek ten nie mieści się w zadaniu własnym gminy z zakresu edukacji publicznej.

Możliwe finansowanie imprez zgodnych z działalnością statutową

Ze środków szkoły można finansować spotkania rady pedagogicznej oraz imprezy zapisane w statucie szkoły np. konkursy literackie, przedmiotowe czy turnieje sportowe. Jeżeli w planie pracy szkoły przewidziano organizację takich imprez, wówczas można zaplanować środki na ten cel w planie finansowym szkoły. Można z nich sfinansować poczęstunek dla uczniów, nauczycieli oraz innych uczestników. Dozwolony jest również zakup materiałów biurowych (kleju, bibuły itp.) koniecznych do przeprowadzenia imprez szkolnych.

Zaznaczenie na fakturze zgodności z działalnością szkoły

Przy finansowaniu imprez zgodnych z działalnością statutową szkoły należy pamiętać, że fakturę za zakupione produkty opisuje pracownik merytoryczny szkoły (niezwiązany z działem księgowym, finansowym, np. nauczyciel), który dokonał zakupów np. materiałów do przygotowania wystawy czy konkursu. Na fakturze należy wyraźnie zaznaczyć, że jest to zgodne z działalnością statutową placówki.

Zapamiętaj!

Faktura – jak opisać

Fakturze powinna być opisana na przykład w następujący sposób: artykuły przeznaczono na konkurs plastyczny klas III przeprowadzony w dniu …

Taki zapis to jednocześnie stwierdzenie przeprowadzenia kontroli merytorycznej. Nie trzeba powoływać się na statut, ponieważ często występują zdarzenia, które niekoniecznie określone są w statucie, a mają wyraźny związek z procesem edukacji.

Dochody własne szkoły lub środki rady rodziców

Ze względu na brak funduszy, organy prowadzące szkoły niechętnie finansują wydatki na szkolne imprezy. Ograniczają się do planowania wydatków niezbędnych do funkcjonowania jednostek budżetowych. Wyjściem z takiej sytuacji jest finansowanie spotkań rady pedagogicznej i imprez szkolnych z dochodów własnych szkoły.

Zakupione materiały biurowe zostały wykorzystane do przygotowania konkursu literackiego organizowanego w naszej szkole w ramach ogłoszonego przez kuratorium oświaty konkursu przedmiotowego. Wydatek był zgodny z działalnością statutową szkoły oraz przewidziany w planie finansowym. W praktyce jednak, z powodu braku środków finansowych, tego typu wydatki w naszej szkole pokrywane są np. ze środków rady rodziców.

Podstawa prawna:

Ustawa z 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2005 r. nr 249 poz. 2104 ze zm.).
Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. przepisy wprowadzające ustawę o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 r., nr 157, poz. 1241 ze zm.).
Ustawa z 7 września 1991 r. o systemie oświaty (Dz.U. z 2004 r. nr 256, poz. 2572 ze zm.).
Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy(Dz.U. z 2003 r. nr 169, poz. 1650 ze zm.).

Autor: Anna Zienkiewicz, główna księgowa w jednostce oświatowej